Élitefile Keeper
Software de Gestión Documental
Software en la nube de gestión documental, que se destaca por su calidad superior, características avanzadas y enfoque exclusivo con un componente de seguridad y protección de archivos, que permite la transformación digital de las compañías.
Incluye funciones como:
- Búsqueda
- Versionado
- Control de acceso
- Flujos de trabajo
- Auditoría
Digitalización de Documentos
Contamos con tecnologías y herramientas especializadas para capturar la información contenida en documentos físicos, como papel y convertirla en archivos digitales que pueden almacenarse, gestionarse y accederse electrónicamente desde nuestra plataforma de gestión documental Élitefile Keeper.
La digitalización de documentos ofrece numerosos beneficios, como la reducción del espacio físico necesario para almacenar documentos, la mejora de la accesibilidad y la capacidad de búsqueda de la información, así como la posibilidad de compartir y distribuir documentos de manera más eficiente.
Además, facilita la implementación de sistemas de gestión documental y contribuye a la preservación a largo plazo de la información.
“Tus archivos y documentos en todo momento y lugar”
Facturas
Contrato laboral
Informe trimestral
Certificado laboral
Cotizaciones
Portafolio
Diseño de Políticas, Procedimientos y Manuales de archivo
Una política de archivo, también conocida como política de gestión de documentos, es un conjunto de directrices y procedimientos establecidos por una organización para administrar de manera eficaz la creación, almacenamiento, retención, acceso y disposición de documentos y registros.
La implementación de una política de archivo ayuda a garantizar la consistencia, seguridad y cumplimiento normativo en el manejo de la información dentro de una entidad.
Definiendo Objetivos y propósitos.
La implementación de una política de archivo bien estructurada contribuye a la eficiencia operativa, la mitigación de riesgos, el cumplimiento normativo y la preservación de la información crítica para la organización.
Beneficios y ventajas que encontraras en Élitefile Keeper
Eficiencia Operativa
Una solución de gestión documental eficaz permite a las organizaciones procesar, almacenar y recuperar documentos de manera más rápida y eficiente. Reduce el tiempo y los recursos dedicados a la gestión manual de documentos, mejorando la productividad y permitiendo a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.
Accesibilidad y Disponibilidad
Facilita el acceso rápido y seguro a la información. La gestión documental digital con Élitefile Keeper permite la búsqueda instantánea, recuperación y compartición de documentos desde cualquier ubicación, lo que mejora la toma de decisiones y la colaboración entre equipos distribuidos.
Seguridad y Cumplimiento
Contamos con las herramientas para garantizar la seguridad y la integridad de los documentos. Permitiendo establecer permisos de acceso, realizar copias de seguridad automáticas y cumplir con regulaciones y normativas relacionadas con la privacidad y la gestión de la información.
Reducción de Costos
Minimiza los costos asociados con la impresión, el almacenamiento físico y la gestión manual de documentos. Además, puede contribuir a la reducción de errores y pérdidas de documentos, lo que a su vez ahorra recursos financieros.
Flujo de Trabajo Automatizado
Facilita la automatización de procesos y flujos de trabajo relacionados con documentos. La gestión documental de Élitefile Keeper puede integrarse con otros sistemas empresariales para agilizar tareas como aprobaciones, revisiones y notificaciones.
Cumplimiento Normativo
Élitefile Keeper Ayuda a las organizaciones a cumplir con requisitos legales y normativos en cuanto a la retención y el manejo de documentos. La capacidad de auditar y realizar un seguimiento de los cambios en los documentos también es esencial para el cumplimiento normativo.
Preservación y Resiliencia
Contribuye a la preservación a largo plazo de la información importante y sensible. Además, la gestión documental digital puede incluir medidas de respaldo y recuperación para garantizar la resiliencia frente a pérdidas de datos o desastres.
Nuestra oferta de valor en gestión documental se centra en optimizar los procesos relacionados con la documentación, mejorar la eficiencia operativa, garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo, y proporcionar beneficios tangibles que contribuyan al éxito general de las organizaciones.
